Dla: eTaxer.pl Sp. z o.o., Pan Piotr Dobrowolski

Dokumenty klienta zgrane z jego płatnościami, zanim księgowa otworzy miesiąc.

Poprosił Pan o propozycję, więc zaczynamy od przykładu na jednym kliencie biura za październik. Dokumenty przyszły jak zwykle trzema drogami: faktury z KSeF, załączniki w e-mailach i zdjęcia paragonów z telefonu. Do tego wyciąg z banku klienta. Program odczytał dokumenty, sprawdził je, połączył z płatnościami z wyciągu i przy każdej transakcji bez dokumentu napisał, czy może być kosztem i czego brakuje.

Dlaczego te dokumenty, skoro jest KSeF?

Od 1 kwietnia 2026 r. większość faktur krajowych przychodzi przez KSeF jako dane i program czyta je bezpośrednio, bez przepisywania. Ręczna praca zostaje przy tym, czego KSeF nie obejmuje (paragony, faktury zagraniczne, faktury od sprzedawców w okresie przejściowym do końca 2026 r., zdjęcia i skany), oraz przy sprawdzeniu, czy każda płatność z banku ma dokument. Ten przykład łączy wszystkie trzy źródła z wyciągiem.

Przykład: październik jednego klienta (stan na 20.10)

Jak to wejdzie u Państwa

Dokumenty zbierają się same. Faktury z KSeF pobierane w ramach Państwa uprawnień, załączniki z dedykowanej skrzynki e-mail, zdjęcia od klienta. Klient nie instaluje niczego nowego.
Wyciąg z banku. Plik z bankowości klienta (CSV, MT940) albo, w dalszym kroku, stałe połączenie z bankiem za zgodą klienta.
Program łączy i sprawdza. Płatność z dokumentem, sumy, NIP-y, duplikaty, kursy NBP. Liczy i dopasowuje program, nie model językowy, więc wynik jest powtarzalny.
Księgowa zatwierdza. Widzi pulpit miesiąca, propozycje kosztów i listę braków, którą może wysłać klientowi jednym mailem.

Co to jest

Jeden widok miesiąca: każda płatność z banku i każdy dokument, z KSeF, z e-maila i ze zdjęcia.
Dopasowanie płatności do dokumentów z podanym powodem (kwota, data, nazwa, numer w tytule).
Kontrola, której przy ręcznym przepisywaniu łatwo nie zrobić: sumy, NIP, duplikaty, limit 450 zł dla paragonu z NIP.
Propozycja przy każdej transakcji: koszt, nie koszt albo koszt po uzupełnieniu dokumentu, z uzasadnieniem.
Lista spraw do wyjaśnienia z klientem przed zamknięciem miesiąca.

Czym nie jest

Nie księguje samo i nie podejmuje decyzji podatkowych. Każde ujęcie zatwierdza księgowa.
Nie zastępuje programu księgowego ani KSeF, tylko dostarcza do nich dane.
Nie wymaga zmiany sposobu pracy klientów biura.
Dokumenty w tym przykładzie są wymyślone. Przy wdrożeniu ustalamy razem, gdzie są przechowywane dane (RODO, umowa powierzenia).

Propozycja

Etap 1 · ok. 2 tygodnie

Kilku klientów, jeden miesiąc

Dokumenty z e-maila i zdjęć, faktury z KSeF i wyciąg z banku dla kilku klientów biura, pulpit miesiąca i zestawienie w Państwa układzie. Pracujemy równolegle z obecnym sposobem, żeby porównać wynik i czas.

Etap 2 · opcjonalnie

Wszyscy klienci, import i raport

Import do programu księgowego, stałe pobieranie z KSeF i z banku, comiesięczny raport dla klienta (koszty, VAT, braki) i przypomnienia o brakujących dokumentach.

Koszt podamy po krótkiej rozmowie, gdy będziemy znali liczbę dokumentów w miesiącu i program księgowy, którego Państwo używają.

Następny krok

Krótka rozmowa, około 15 minut. Najlepszym sprawdzianem będzie Państwa materiał: dokumenty i wyciąg jednego klienta za miesiąc (mogą być zanonimizowane) oraz wzór zestawienia, którego dziś używacie. Przepuścimy je przez ten sam program i porówna Pan wynik z pracą ręczną.